Онлайн-офис для команды 2.0 (2023)
Автор: ASNOTION
Как систематизировать работу в команде?
Бизнес растёт, но все записи на бумажках? Зашиваетесь в информации? Горят задачи отделов? Хотите освободить своё время?
Шаблон подойдёт вам, если:
- Вы хотите собрать всю информацию по проектам в одно место, вместо Телеграма-Гугл диска-почты-Инстаграма-Трелло и т.д.
- Ваши платёжки теряются, в конце месяца экономика не сходится
- Вы или ваши менеджеры забываете про “касания с клиентами” — клиенты сливаются
- Клиенты “вертят” вами и требуют оказывать услуги, которых не было в договоре
- Члены вашей команды не знают своих коллег, не имеют представления, чем занимаются другие отделы
- проведение планёрок
- брейншторм, запись новых идей
- ведение клиента менеджером по продажам
- ведение нескольких проектов по одному клиенту
- учёт сотрудников
- документооборот
- учёт доходов и расходов + платёжный календарь + учет остатков на счетах
- портфолио с кейсами компании
- база знаний + оргполитика компании
- личные кабинеты для сотрудников
К шаблону прилагаются инструкции по использованию и раздаче доступов сотрудникам.
Что внутри?
Учёт сотрудников
Страница каждого сотрудника является по сути его портфолио, папкой сотрудника. При проведении входных и выходных интервью можно опираться на информацию, которая есть здесь.
Какие задачи по учёту сотрудников можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:
- проведение приёма на работу/увольнения по чек-листу
- прикрепление резюме, портфолио с кейсами
- занесение сотрудника в базу
- заполнение контактных и персональных данных
- заполнение реквизитов для выплаты ЗП
На странице планёрки удобно вести заметки по встрече и сразу же добавлять задачи и назначать их на исполнителей — так вы не забудете о договорённостях именно с этой встречи.
Какие задачи по проведению планёрок можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:
- запись повестки встречи
- запись итогов встречи
- создание и назначение задач на исполнителей
Для занесения документов в базу, в первую очередь, нам нужно составить эти документы в Word или аналогах и только затем внести их в базу. В таблицу выносим отдельные параметры: стоимость оказания услуг, дата заключения, статус подписания и оплаты, PDF документа или общедоступная ссылка.
Какие задачи по документообороту можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:
- запись и хранение договоров о работе с клиентами в единой базе
- контроль подписей и оплат по договору
База доходов и расходов — это по сути ваше личное банковское приложение, только все доходы и расходы вы заносите сюда самостоятельно. Все доходные операции заносятся со знаком плюс, расходные — со знаком минус, для корректного подсчёта остатков.
Сюда же подгружаются платёжки по каждой операции — так вы их не потеряете, на какой бы счет не пришли/ с какого бы ни ушли деньги.
Какие задачи по учёту доходов и расходов можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:
- планирование доходов и расходов
- запись транзакций в единую базу
- контроль исполнения оплат
- контроль остатков на счетах
- составление месячных отчётов по доходам и расходам компании
По праву, важнейший функционал Онлайн-офиса. С помощью единой базы проектов вы сможете контролировать прогресс исполнения проектов, собрать на одной странице все материалы, которые сейчас находятся на облачных дисках, в чатах, у кого-то на компьютере локально, а может и вовсе в уме.
Какие задачи по ведению проектов можно выполнять с помощью Онлайн-офиса:
- создание страницы проекта
- создание договора по исполнению проекта
- намётка плана проекта, создание задач и назначение их на исполнителей
- исполнение проекта
- контроль оплаты по договору проекта
- закрытие проекта
Ваша корпоративная база знаний - это виртуальная мекка, в которую будут "ходить" сотрудники при любом удобном случае.
Здесь находятся как учебные материалы, полезные для изучения новыми членами команды, так и регламенты и другие документы оргполитики.
Бонусом в Базе знаний уже будут находиться важнейшие документы - Стратегическая цель и Основные принципы компании, - взятые из книги "Системность во всём". Подробности внутри шаблона Онлайн-офиса.
База кейсов / Портфолио / Каталог
Страница "Наше портфолио" предназначена для тех, кому требуется делиться со своими клиентами каталогом товаров (производство на заказ), кейсами (все, кто предоставляет услуги) или портфолио (дизайнеры и все, кому важно показать визуальный результат своей работы)
Версия 2023 года:
- проведение планёрок
- брейншторм, запись новых идей
- ведение клиента менеджером по продажам
- ведение нескольких проектов по одному клиенту
- учёт сотрудников
- документооборот
- учёт доходов и расходов + платёжный календарь + учет остатков на счетах
- портфолио с кейсами компании
- база знаний + оргполитика компании
- личные кабинеты для сотрудников
https://asnotion.ru/online-officeПовтор: