[Специалист] Эффективный тайм - менеджмент для специалиста с использованием Microsoft Outlook (2018)
Хотите научиться управлять временем? Ваше решение – комплексная программа «Эффективный тайм-менеджмент для специалиста с использованием Microsoft Outlook 2016»!
Вы научитесь обеспечивать производительность собственного труда и труда своих подчиненных за счет применения технологий эффективного планирования рабочего времени. Вы овладеете принципами, технологиями и навыками эффективного планирования рабочего времени, освоите приемы самомотивации.
В планировании рабочего времени Вы получите надежного и незаменимого помощника – программу Microsoft Outlook с ее многочисленными функциями планирования и организации рабочего времени, дополненными удобными способами работы с электронной почтой. Вы научитесь эффективно использовать рабочее время, автоматизировать и ускорять обмен информацией. Организация собраний, работа с входящей и исходящей документацией больше не будут для Вас утомительной работой.
Комплексная программа рассчитана как на руководителей, так и на рядовых сотрудников.
В комплексную программу «Эффективный тайм-менеджмент для специалиста с использованием MicrosoftOutlook 2013/2010» входят два курса:
Курс «Тайм - менеджмент - организация времени»
По окончании курса Вы будете уметь:
Модуль 1. Формирование личной реальности
Главный ресурс в жизни и бизнесе — время!
По окончании курса Вы будете уметь:
Скрытое содержимое.
Хотите научиться управлять временем? Ваше решение – комплексная программа «Эффективный тайм-менеджмент для специалиста с использованием Microsoft Outlook 2016»!
Вы научитесь обеспечивать производительность собственного труда и труда своих подчиненных за счет применения технологий эффективного планирования рабочего времени. Вы овладеете принципами, технологиями и навыками эффективного планирования рабочего времени, освоите приемы самомотивации.
В планировании рабочего времени Вы получите надежного и незаменимого помощника – программу Microsoft Outlook с ее многочисленными функциями планирования и организации рабочего времени, дополненными удобными способами работы с электронной почтой. Вы научитесь эффективно использовать рабочее время, автоматизировать и ускорять обмен информацией. Организация собраний, работа с входящей и исходящей документацией больше не будут для Вас утомительной работой.
Комплексная программа рассчитана как на руководителей, так и на рядовых сотрудников.
В комплексную программу «Эффективный тайм-менеджмент для специалиста с использованием MicrosoftOutlook 2013/2010» входят два курса:
Курс «Тайм - менеджмент - организация времени»
По окончании курса Вы будете уметь:
- достигать большего за меньшее время;
- успевать сделать главные дела вовремя;
- продвигаться вперед быстрее и эффективнее;
- сбалансировать работу и личную жизнь;
- успокоиться и не переживать из-за времени.
Модуль 1. Формирование личной реальности
Главный ресурс в жизни и бизнесе — время!
- Учет своих индивидуальных особенностей в управлении временем. Практика –«Определение цикла действия». Рабочий стиль.
- Эффективное управление временем. Ролевая игра – Есть ли у вас план?
- Инвентаризация времени. Хронометраж и оценка личной эффективности. Практика – Портрет рабочего дня. Отслеживание показателей в личной работе (Пирог времени).
- Самоменеджмент с использованием дневника времени, календарика-пинарика, ментальных карт.
- Анализ "поглотителей" времени (хронофагов) и их устранение. Определение продолжительности непродуктивной работы. Выявление резервов времени.
- Анализ ценностей и целей. Главные цели жизни и их разглобализация. Определение глобальной цели. Проверяем по критериям формулирования целей SMART. Практика «Измерение целей». Кейс – Золотая рыбка.
- Принятие решений: вскрыть резервы производительности. Практика.
- Необходимость принятия решений. Практика - «Съесть лягушку, разделить слона, швейцарский сыр» и т. д.
- Техники Pomodoro и Trello: тайм-менеджмент, который работает: просто и элегантно – обзорно.
- Обзор популярных программ для управления временем / собой ….google calendar – обзорно.
- Облачные хранилища (Dropbox, Google Drive) – обзорно.
- Принципы и правила планирования времени. Цветное планирование. Принцип Парето (соотношение 80:20). Принцип «3 гвоздя».
- Установление приоритетов с помощью анализа АБВ. Анализ списка дел участников.
- Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Практика - «Важно/Неважно».
- Практика - «Ценности и приоритеты».
- Индивидуальные возможности оптимизации расхода времени (как в области профессиональной деятельности, так и вне ее)
- Конфликт как источник потери времени. Стратегии поведения в конфликтной ситуации
- Эффективное межличностное взаимодействие как способ экономии временных ресурсов.
- Нерациональное распределение времени как потенциальный источник стресса.
- Основы типологии: что нужно знать о себе, чтобы распределять время максимально эффективно. Диагностика индивидуальных различий (DISC).
- Практика – ролевая игра.
- Традиционные средства для управления временем на бумажных носителях.
- Программные средства для управления временем.
- Преимущество делегирования. Тестовое задание – Практика – «Геометрические фигуры».
- Сопротивление делегированию. Кейс – умеете ли делегировать
- Правила делегирования. Практика - «Подарок».
- Алгоритм делегирования по матрице Эйзенхауэра. Практика – Цейтнот руководителя, практикум-поединок : обратное делегирование.
- Самомотивация как инструмент сокращения временных издержек. Информационный прессинг.
- Практика на самомотивацию. Анализ своих оправданий.
- Как не потерять себя в суматохе дел: переключение внимания, ресурсные состояния, управление стрессом, методы мгновенной релаксации. Как проявляется трудоголизм и эмоциональное выгорание.
- Практика – Диагностика профессионального выгорания.
- Методы самоконтроля.
По окончании курса Вы будете уметь:
- Профессионально работать с электронной почтой, просматривать большее количество сообщений, отвечать сразу с помощью встроенных ответов, минимизировать время на создание сообщений путем использования подписей и шаблонов
- Настраивать быстрые действия, осуществлять мгновенный поиск
- Работать с вложениями
- Использовать возможности голосования по электронной почте
- Контролировать доставку и прочтение сообщений, устанавливать оповещения и отметки к исполнению
- Работать с большим потоком входящей корреспонденции: использовать папки поиска и правила для сообщений
- Эффективно планировать свою деятельность, используя календарь, список задач, заметки и записи в дневнике
- Иметь общее представление о календарных планах
- Планировать и контролировать работу коллектива, владея процедурами назначения задач и приглашений на собрания
- Работать со списком контактных лиц, создавать, пополнять и использовать адресные книги
- Эффективно обрабатывать большие объемы информации, используя новые средства поиска, сортировки, группировки, назначения категорий и настраивая представления
- Использовать тактику Zero Inbox
- Сохранять и восстанавливать базу данных Outlook 2016/2013
- Выполнять архивацию данных
- Синхронизировать данные Outlook с мобильными устройствами IPad, IPhone, Android, Windows Phone
- Использовать Outlook совместно с Microsoft Exchange Server, настраивать учетные записи для работы с электронной почтой Интернет
- Знать отличия Outlook 2016/2013 от ранних версий, преимущества и недостатки различных версий, уметь без потерь переходить с одной версии программы на другую
- Лучше управлять своим временем, ориентироваться на главное и выполнять все поставленные задачи
- Обновленный интерфейс
- Первый запуск Microsoft Outlook 2016/2013.
- Элементы окна программы. Новая область папок Outlook 2016/2013. Работа с областью папок. Обзор основных отличий от ранних версий Outlook
- Настройка папки по умолчанию при запуске Outlook
- Новая возможность Outlook 2016/2013 – измените порядок отображения папок
- Новый элемент интерфейса Outlook 2016/2013 - Панель навигации
- Изменение содержимого панели навигации
- Использование электронной почты для эффективного обмена информацией
- Создание сообщения, ответ, пересылка, использование копии и скрытой копии сообщения, изменение формата сообщений
- Новая функция Outlook 2016/2013 - Использование команд в списках сообщений
- Параметры отслеживания сообщений и голосования по электронной почте
- Опросы по электронной почте
- Статистика опросов
- Планирование времени отправки сообщений
- Настройка переадресации ответов
- Установка срока действия сообщения
- Получение уведомлений о доставке и прочтении сообщений
- Настройки по умолчанию
- Новая возможность Outlook 2016/2013 – быстрые действия
- Быстрые ответы с помощью встроенных ответов
- Отметка сообщений к исполнению
- Настройка напоминаний
- Работа с вложениями при получении
- Быстрые команды в строке вложений
- Работа с вложениями при отправке
- Вложения в письма из облачного хранилища OneDrive
- Создание подписей
- Создание визитных карточек
- Добавление электронной визитной карточки в подпись сообщений
- Создание и использование шаблонов сообщений
- Понятие «Web–почта». Отличия от использования почтового клиента
- Настройка учетной записи Outlook 2016/2013 для работы с электронной почтой Интернет
- Работа с адресными книгами
- Добавление контактов в адресную книгу
- Настройка адресной книги по умолчанию
- Создание списков рассылки
- Условное форматирование. Умейте выделить главное
- Беседы. Настройка
- Фильтр нежелательной почты
- Управление сообщениями электронной почты с помощью правил, работа с Мастером правил
- Использование области «Избранные папки»
- Папки поиска. Использование. Создание пользовательских папок поиска
- RSS каналы
- Фильтр нежелательной почты
- Функциональный поиск. Новый «Помощник»
- Интеллектуальный поиск
- Автоответы
- Outlook как оптимальное решение в практическом планировании. Использование календаря
- Обновленный интерфейс
- Новый элемент интерфейса Outlook 2016/2013 - панель прогноза погоды
- Работа с панелью прогноза погоды
- Настройка параметров календаря
- Изменение масштаба временной шкалы, изменение параметров рабочей недели
- Навигация в календаре
- Добавление, удаление и изменение часовых поясов
- Новая возможность Outlook 2016/2013 – быстрый обзор календарных планов
- Создание разовых и повторяющихся встреч
- Создание разовых и повторяющихся событий
- Установка напоминаний
- Создание и работа с несколькими календарями
- Планирование собраний
- Процедура планирования собрания, приглашение участников
- Ответ на приглашение. Статистика ответов на приглашение
- Изменение информации о собрании после отправки приглашений, отмена собрания
- Работа с задачами
- Создание разовой и повторяющейся задачи. Отображение задач в календаре
- Обновление задачи, выполнение задачи
- Назначение задач
- Понятие назначения задачи и владения задачей
- Прием и отклонение задачи, переадресация поручения
- Контроль выполнения задач
- Рассылка отчета о состоянии задачи
- Создание подпапок, перемещение элементов между папками, функция автосоздания элементов
- Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач с помощью общих папок
- Настройка разрешений для общих папок
- Предоставление общего доступа к папкам Outlook 2016/2013
- Открытие папок других пользователей
- Настройте личную систему планирования. Успевайте выполнить главное
- Использование категорий для эффективного планирования. Организация встреч, задач в проекты
- Создание пользовательских категорий
- Назначение категорий, работа с главным списком категорий
- Практическое применение категорий: организация задач в проекты
- Сортировка, группировка, фильтрация
- Систематизация планирования с помощью пользовательских полей.
- Выбор и изменение представлений. Создание пользовательских представлений.
- Расширенный поиск элементов. Правила поиска. Эффективный поиск элементов.
- Тактика Zero Inbox
- Использование и настройка страницы "Outlook сегодня".
- Печать различных элементов, настройка параметров печати
- Использование дневника
- Создание записей в дневнике
- Материализуйте мысли и идеи. Использование заметок
- Создание и редактирование заметок
- Пересылка заметок по электронной почте
- Преимущества использования Outlook 2016/2013 совместно с Microsoft Exchange Server
- Принципы хранения информации в Outlook 2016/2013. Резервное копирование и перенос базы данных Outlook
- Импорт – экспорт данных Outlook
- Архивация данных в Outlook 2016/2013
- Синхронизация Outlook с мобильными устройствами IPad, IPhone, Android, Windows Phone